Daily Deshjanata দেশ ও জনতার বলিষ্ঠ কণ্ঠস্বর
বিজ্ঞান ও প্রযুক্তি ডেস্ক :
কর্মক্ষেত্রে ইমেইল একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ হয়ে পড়েছে। অফিসিয়াল যোগাযোগের ক্ষেত্রে বিশ্বজুড়েই এটি গুরুত্বপূর্ণ মাধ্যম। অন্যান্য বিষয়ের মতোই ইমেইল করার ক্ষেত্রেও কিছু নিয়ম-কানুন রয়েছে। যা অনুসরণ না করলে প্রাপক আপনার প্রতি বিরক্ত হতে পারেন। ইমেইল করার ক্ষেত্রে কিছু বিষয় পরিহার করতে হবে।
১. জরুরি নয় অথচ ‘জরুরি’ বলে পাঠানো: মেইল পাঠানোর সময় সাবজেক্টে সব সময় আর্জেন্ট বা জরুরি লেখা ঠিক নয়। এতে করে জরুরি মেইলের ক্ষেত্রেও অনেক সময় প্রাপক পাত্তা নাও দিতে পারেন।
২. বর্ণগুলো বড় অক্ষরে লেখা: বড় অক্ষরে লিখলে লেখাগুলো হিজিবিজি দেখায়। যদি আপনি প্রাপককে কষ্ট দিতে না চান তাহলে অবশ্যই কী-বোর্ডের ‘ক্যাপস লক’ অফ করুন। অবশ্যই বিস্ময়সূচক চিহ্ন ব্যবহার কমিয়ে দিতে হবে।
৩. অহেতুক মেইল করা: অহেতুক মেইল না পাঠানোই ভালো। অফিসিয়াল কাজের ক্ষেত্রে কেবল এই টুলস ব্যবহার করা উচিত। অন্যথায় প্রাপক বিরক্ত হয়ে গুরুত্বপূর্ণ মেইলও খেয়াল করবে না।
৪. মেইলের রিপ্লাই না দেওয়া: মনে রাখবেন এটি একটি যোগাযোগ মাধ্যম। তাই কোনো প্রতিষ্ঠান মেইল করলে অবশ্যই তা রিপ্লাই করতে হবে। সবার জন্যই এটি জরুরি।
৫. অনুমতি ছাড়া সিসি না করা: কোনো তথ্য আপনার কাজে লাগবে না অথচ আপনাকে শেয়ার করল সেটাই যে কারো জন্য খুবই বিরক্তিকর। অফিসের বস অনেক সময় কোনো নির্দিষ্ট ক্লাইন্টকে ব্যক্তিগত ইনফরমেশন শেয়ার করলেন অথবা কোনো সহকর্মী তার ব্যক্তিগত তথ্য অন্য সহকর্মীকে শেয়ার চান। অনেকে এটা পছন্দ নাও করতে পারেন। তাই অবশ্যই অনুমতি ছাড়া ইনফরমেশন সিসি করা থেকে বিরত থাকুন।
৬. গভীর রাতে মেইল না পাঠানো: অনেক সময় মাঝ রাতে ঘুম ভেঙে যায়। এরপর সহজে ঘুম আসে না। অনেকে এই সময়টাকে কাজে লাগান। অফিসের কাজ গুছিয়ে নেন। অনেকে আবার অফিসিয়াল মেইল তখনই পাঠিয়ে রাখেন। এটা করা মোটেই ঠিক নয়। কারণ প্রাপক আপনার লাইফস্টাইল সম্পর্কে নেতিবাচক ধারণা পোষণ করতে পারে। এ ক্ষেত্রে পরামর্শ হলো- আপনি মেইল লিখে ড্রাফট ফোল্ডারে রেখে দিন। পরদিন অফিস চলাকালীন পাঠিয়ে দিতে পারেন।
৭. অস্পষ্ট সাবজেক্ট লাইন ব্যবহার করা : অনেকে মেইলের বিষয়বন্তু উল্লেখ না করে ‘হাই, আমি অমুক বলছি’ ‘হ্যালো’ এসব অস্পষ্ট বাক্য সাবজেক্ট লাইনে ব্যবহার করেন। এসব প্রাপক পছন্দ নাও করতে পারে। এমনকি আপনার মেইল ওপেনই করলো না।
তাই সাবজেক্ট লাইনে স্পষ্টভাবে আপনার পাঠানো মেইলের ক্লু দিন যাতে করে প্রাপক মেইল পড়তে আগ্রহী হন এবং আপনাকে দ্রুত রিপ্লাই দেবেন।
৮. অতিমাত্রায় ব্যক্তিগত বিষয়ে মেইল করা: অনেকে অফিসিয়াল কাজের বাইরেও ব্যক্তিগত প্রয়োজনে ইমেইলে নক করেন। এর মাত্রা যেন বেড়ে না যায় সেদিকে খেয়াল রাখবেন। অনেক সময় বিষয়টি প্রাপকের বিরক্তির কারণ হয়ে দাঁড়াতে পারে। তবে ইমেইলের ব্যবহার অফিসিয়াল কাজে সীমাবদ্ধ রাখাই ভালো।
দৈনিক দেশজনতা/এন এইচ
